一、有關(guān)背景

    信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)使電子資料能夠代替紙面資料,然而受過去文件規(guī)定以及習(xí)慣和觀念的束縛，企業(yè)不得不將電子會(huì)計(jì)資料輸出為紙面文件，造成紙張、設(shè)備、能源、人力、儲(chǔ)存空間的消耗。據(jù)某大型國企反映，該企業(yè)每年因會(huì)計(jì)資料打印所帶來的各種成本耗費(fèi)超過3,000萬元。由此估算全國企業(yè)的耗費(fèi)，保守的數(shù)字也達(dá)數(shù)億元。平均計(jì)算，我國企業(yè)每天因會(huì)計(jì)資料打印而發(fā)生的成本超過100萬元。

    信息化的價(jià)值和目標(biāo)之一是取代手工作業(yè)和紙面文件。如果沒有充分的理由，僅僅因?yàn)闀?huì)計(jì)資料是電子形式而不予認(rèn)可，則信息化的優(yōu)勢就大打折扣，也會(huì)挫傷企業(yè)開展會(huì)計(jì)信息化的積極性，阻礙會(huì)計(jì)信息化的深入發(fā)展。而且，會(huì)計(jì)資料的紙面要求，會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致企業(yè)間交易擺脫不了紙面文件的傳遞，整個(gè)經(jīng)濟(jì)體系交易環(huán)節(jié)的信息化發(fā)展也受到制約，從而阻礙社會(huì)產(chǎn)品和服務(wù)模式的創(chuàng)新。

    從政策制度層面認(rèn)可電子會(huì)計(jì)資料的有效性，免除企業(yè)對(duì)一定范圍內(nèi)會(huì)計(jì)資料的打印責(zé)任，是建設(shè)社會(huì)主義生態(tài)文明，促進(jìn)社會(huì)整體信息化水平進(jìn)一步提高的現(xiàn)實(shí)要求?！镀髽I(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》（以下簡稱工作規(guī)范）制定過程中，企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)資料無紙化的呼聲十分強(qiáng)烈和急迫。為此，工作規(guī)范第四十條、第四十一條做了相應(yīng)規(guī)定。盡管內(nèi)容不多，這兩條規(guī)定卻在政策層面實(shí)現(xiàn)了無紙化的破冰，是工作規(guī)范的重要突破之一，對(duì)企業(yè)提高會(huì)計(jì)工作效率，乃至對(duì)整個(gè)社會(huì)的信息化應(yīng)用的深入都將帶來深刻的影響。

二、條文解讀

    盡管無紙化是方向，但從會(huì)計(jì)資料作為會(huì)計(jì)核算結(jié)果的證據(jù)和線索，具有保存價(jià)值來講，會(huì)計(jì)資料無紙化也不是無條件的。工作規(guī)范第四十條、四十一條的規(guī)定有兩層含義：一是會(huì)計(jì)資料可以無紙化管理；二是只有在保證會(huì)計(jì)事項(xiàng)可追述、可證明的條件下，才能對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行無紙化管理。

兩條規(guī)定的區(qū)別在于：第四十條是關(guān)于內(nèi)部生成會(huì)計(jì)資料，而第四十一條是關(guān)于外部獲取會(huì)計(jì)資料。

（一）內(nèi)部生成會(huì)計(jì)資料

工作規(guī)范第四十條規(guī)定：

企業(yè)內(nèi)部生成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿和輔助性會(huì)計(jì)資料，同時(shí)滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料：

（一）所記載的事項(xiàng)屬于本企業(yè)重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)；

（二）由企業(yè)信息系統(tǒng)自動(dòng)生成；

（三）可及時(shí)在企業(yè)信息系統(tǒng)中以人類可讀形式查詢和輸出；

（四）企業(yè)信息系統(tǒng)具有防止相關(guān)數(shù)據(jù)被篡改的有效機(jī)制；

（五）企業(yè)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)建立了電子備份制度，能有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；

（六）企業(yè)對(duì)電子和紙面會(huì)計(jì)資料建立了完善的索引體系。

1.會(huì)計(jì)資料范圍

    該條明確規(guī)定，可以無紙化管理的內(nèi)部生成會(huì)計(jì)資料有會(huì)計(jì)憑證、賬簿和輔助性會(huì)計(jì)資料。這里的會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證和記賬憑證，會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬和日記賬，而輔助性會(huì)計(jì)資料則含義寬泛，包括固定資產(chǎn)卡片、項(xiàng)目輔助賬、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等各種會(huì)計(jì)資料。

2.業(yè)務(wù)范圍

    對(duì)第（一）項(xiàng)條件，要注意準(zhǔn)確理解“重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)”。這里的“重復(fù)發(fā)生”是指在一年內(nèi)反復(fù)發(fā)生。這里的“日常”是指在企業(yè)的經(jīng)營循環(huán)中可以預(yù)期將會(huì)發(fā)生的事項(xiàng)。

例如：購銷業(yè)務(wù)、固定資產(chǎn)折舊、貨幣資金收付，這些業(yè)務(wù)比較明顯屬于重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)，相關(guān)的會(huì)計(jì)資料，如憑證、分類賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，都屬于滿足該項(xiàng)條件的會(huì)計(jì)資料。企業(yè)每月結(jié)賬，相關(guān)記賬憑證同樣滿足這里的“重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)”條件。

    利潤分配一般是每年進(jìn)行一次，每次的發(fā)生的內(nèi)容不完全相同，也不能預(yù)期一定會(huì)發(fā)生，因此不滿足該項(xiàng)條件。債務(wù)重組、企業(yè)并購等事項(xiàng)，盡管有可能在一年內(nèi)重復(fù)發(fā)生，但這種重復(fù)并不是企業(yè)經(jīng)營循環(huán)中必然發(fā)生的事項(xiàng)，不可能預(yù)期，因此也不符合該項(xiàng)條件。

    做出該項(xiàng)規(guī)定的主要考慮是，企業(yè)會(huì)計(jì)資料絕大多與重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)有關(guān)，這些資料實(shí)現(xiàn)無紙化，就能達(dá)到節(jié)省社會(huì)資源的主要目的。而除此之外的業(yè)務(wù)，不僅數(shù)量少，而且一般來說風(fēng)險(xiǎn)大、重要程度高，在會(huì)計(jì)監(jiān)督中，相關(guān)資料被查閱的可能性大；同時(shí)，由于這類業(yè)務(wù)沒有固定規(guī)則，一般不可能由信息系統(tǒng)自動(dòng)生成，而是以人工處理為主，因此應(yīng)當(dāng)留有紙面資料，以便查證。

    需要指出的是，一項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)同時(shí)涉及到多種會(huì)計(jì)資料，則應(yīng)當(dāng)分別判斷各種會(huì)計(jì)資料是否滿足該項(xiàng)條件。例如，債務(wù)重組是非日常業(yè)務(wù)，其原始憑證和記賬憑證中記載的內(nèi)容不屬于“重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)”。但有關(guān)記賬憑證的內(nèi)容需要登記分類賬，可能涉及到財(cái)務(wù)費(fèi)用總賬和明細(xì)賬。財(cái)務(wù)費(fèi)用的發(fā)生對(duì)于分類賬來說，則應(yīng)當(dāng)屬于“重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)”。

3.電子會(huì)計(jì)資料的“原生”性

    第（二）項(xiàng)條件，本意是指“原生”電子會(huì)計(jì)資料。所謂“原生”是與“從紙面轉(zhuǎn)換”相對(duì)應(yīng)的。原生會(huì)計(jì)資料一般都與重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)相關(guān)。例如，對(duì)于電信企業(yè)，確認(rèn)話費(fèi)收入的分錄是由業(yè)務(wù)結(jié)算系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)軟件根據(jù)既定業(yè)務(wù)規(guī)則自動(dòng)生成的，這種情況下的記賬憑證就是原生電子資料。

    而如果一項(xiàng)原始憑證從紙面掃描為電子影像，或者將手工填寫的記賬憑證（例如利潤分配）輸入到會(huì)計(jì)軟件中，這些電子資料就是“從紙面轉(zhuǎn)換”的，而不是由信息系統(tǒng)自動(dòng)生成。這些會(huì)計(jì)資料在歸檔前，應(yīng)當(dāng)保留原紙面資料，至于歸檔可以采取的形式，則屬于歸檔管理問題，應(yīng)遵循工作規(guī)范第四十二條。

    需要注意的是，上述“從紙面轉(zhuǎn)換”是指直接轉(zhuǎn)換，如果紙面會(huì)計(jì)資料轉(zhuǎn)換為電子資料后，又經(jīng)過進(jìn)一步處理，繼續(xù)轉(zhuǎn)換為其他資料，則其他資料應(yīng)當(dāng)視為“原生”而非“轉(zhuǎn)換”的。例如，一張紙面銷售單錄入到信息系統(tǒng)中，則這張銷售單屬于“轉(zhuǎn)換”的原始憑證，但如果系統(tǒng)根據(jù)錄入的銷售數(shù)據(jù)自動(dòng)生成了記賬憑證，則該記賬憑證就應(yīng)當(dāng)視為“原生”電子資料。

4.可查詢性

    第（三）項(xiàng)條件要求無紙化會(huì)計(jì)資料必須可供查詢輸出。這里的輸出包括顯示和打印。對(duì)于該項(xiàng)條件，要把握好“及時(shí)”以及“人類可讀”兩項(xiàng)要求。

    “及時(shí)”是指，電子會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)隨時(shí)處于“在線”狀態(tài)，打開終端設(shè)備就可以訪問到，而不需要復(fù)雜的技術(shù)準(zhǔn)備過程。例如，有的企業(yè)轉(zhuǎn)換會(huì)計(jì)軟件后，由于原有軟件中的數(shù)據(jù)不能遷移到新軟件系統(tǒng)中，就將原有軟件系統(tǒng)及相關(guān)服務(wù)器等保留在線運(yùn)行。這一做法符合及時(shí)性要求。如果企業(yè)停止系統(tǒng)運(yùn)行，將服務(wù)器關(guān)閉，脫離企業(yè)網(wǎng)絡(luò)并閑置，這種情況下，資料的查詢就需要重新上線，而且不能確保原有系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，也就不符合及時(shí)性要求。

    “人類可讀”是相對(duì)于“計(jì)算機(jī)可讀”而言，它包括兩層含義：一是資料要以人類可以理解的形式呈現(xiàn)，而不是一堆計(jì)算機(jī)代碼和純數(shù)據(jù)，也就是說不僅要有數(shù)據(jù)，還要有能對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行解析的應(yīng)用軟件。這里的應(yīng)用軟件一般就是會(huì)計(jì)軟件或者文檔處理軟件。例如，有的企業(yè)對(duì)于過去的會(huì)計(jì)資料只以刻錄光盤的形式留存了數(shù)據(jù)庫文件，而沒有保留相關(guān)的會(huì)計(jì)軟件，那么這些會(huì)計(jì)資料將無法查詢并以正確形式呈現(xiàn)，這就不符合該項(xiàng)條件。二是呈現(xiàn)的方式應(yīng)當(dāng)符合會(huì)計(jì)領(lǐng)域約定俗成的內(nèi)容和格式，而不是體現(xiàn)特殊業(yè)務(wù)邏輯的內(nèi)容格式。

5.防篡改機(jī)制

    防止篡改是確保會(huì)計(jì)資料的證據(jù)和軌跡價(jià)值的基本要求。防篡改數(shù)據(jù)的機(jī)制是信息系統(tǒng)層面的問題，它不僅涉及會(huì)計(jì)軟件功能，還涉及諸如系統(tǒng)安全、職責(zé)分工和流程設(shè)計(jì)等問題。但對(duì)企業(yè)而言，首先是選用的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)遵循工作規(guī)范第二章要求。此外，會(huì)計(jì)軟件本身在設(shè)計(jì)上應(yīng)當(dāng)有防篡改機(jī)制，包括對(duì)數(shù)據(jù)庫的加密，對(duì)各類系統(tǒng)操作權(quán)限的分離控制等。

    由于會(huì)計(jì)軟件評(píng)審制度的取消，對(duì)會(huì)計(jì)軟件的監(jiān)管一度比較薄弱，造成目前市面上的一些商品化會(huì)計(jì)軟件并不完全滿足上述要求，例如，有的會(huì)計(jì)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫沒有任何加密措施，完全開放，任何具備一定知識(shí)的人員都可以繞過會(huì)計(jì)軟件直接對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行編輯修改。有的會(huì)計(jì)軟件提供反結(jié)賬、反記賬、反審核等各種逆向操作功能，且沒有對(duì)操作內(nèi)容詳細(xì)日志記錄，這種情況下，如果缺乏紙面資料制約，企業(yè)就可以為所欲為，失去了會(huì)計(jì)工作起碼的嚴(yán)肅性。

    因此，實(shí)施會(huì)計(jì)資料無紙化管理，企業(yè)首先要對(duì)其會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行評(píng)估，只有滿足本項(xiàng)規(guī)定條件的才能進(jìn)行。

6.備份制度

    第（五）項(xiàng)條件，建立電子會(huì)計(jì)資料的備份制度，是保證會(huì)計(jì)資料安全的基本要求。電子資料相對(duì)紙面資料有更多的滅失風(fēng)險(xiǎn)因素。在會(huì)計(jì)資料打印輸出的情況下，紙面資料與電子資料實(shí)際形成相互備份關(guān)系。而一旦不打印了，則對(duì)于電子資料的備份要求就應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)。

    備份的方法手段很多，包括異地?zé)醾浞?、磁盤陣列、刻制光盤等，主要是技術(shù)層面問題，這里不做過多討論。

    需要指出的是，該項(xiàng)提出的“有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響”，對(duì)企業(yè)的要求是比較高的。例如，要防止人為破壞，需要建立對(duì)會(huì)計(jì)資料存儲(chǔ)設(shè)備的物理保護(hù)措施，防止無關(guān)人員對(duì)設(shè)備的接觸。對(duì)于小微企業(yè)來說，這些條件一般是達(dá)不到的。小微企業(yè)要實(shí)行會(huì)計(jì)資料的無紙化管理，可以采用大型會(huì)計(jì)軟件廠商提供的會(huì)計(jì)軟件云服務(wù)，以滿足上述要求。大型會(huì)計(jì)軟件廠商具有較強(qiáng)的實(shí)力和規(guī)模優(yōu)勢，一般具備完善的數(shù)據(jù)庫備份體系。具備一定規(guī)模的會(huì)計(jì)代理記賬機(jī)構(gòu)也可能具備上述條件。

7.建立索引

    建立會(huì)計(jì)資料索引體系，目的是保證會(huì)計(jì)資料的線索性和相互關(guān)聯(lián)性。會(huì)計(jì)資料的量達(dá)到一定程度，可檢索性就成為與安全性、真實(shí)性同等重要的一個(gè)問題。無法檢索的資料，和沒有資料沒什么區(qū)別。所謂信息垃圾，就是這個(gè)意思。

    建立索引體系的要求，有三層含義：一是每類會(huì)計(jì)資料要有系統(tǒng)的編碼措施，通過編碼形成各類會(huì)計(jì)資料間的交叉索引，即通過一類資料可以向前向后追溯其他相關(guān)資料，保證線索不斷。二是通過索引能夠找到會(huì)計(jì)資料。對(duì)于紙面資料，索引必須包含資料的物理空間位置信息。對(duì)于電子資料，信息系統(tǒng)應(yīng)能通過索引（編碼）訪問到資料數(shù)據(jù)。三是對(duì)電子資料和紙面資料要建立統(tǒng)一的索引體系。盡管儲(chǔ)存方式不同，電子資料和紙面資料內(nèi)在是有機(jī)聯(lián)系的整體。在電子資料中，應(yīng)當(dāng)含有相關(guān)紙面資料的索引信息，在紙面資料索引中，也應(yīng)當(dāng)包含相關(guān)電子資料的索引信息，從而實(shí)現(xiàn)電子資料和紙面資料的互查。企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定會(huì)計(jì)資料索引體系的總體檢索規(guī)則，明確哪些資料是紙面存儲(chǔ)，應(yīng)當(dāng)如何檢索，哪些資料是電子存儲(chǔ)，應(yīng)當(dāng)通過信息系統(tǒng)的何種功能路徑訪問。

    總之，企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)資料無紙化不是隨意、無條件的，要保證會(huì)計(jì)資料作為證據(jù)和軌跡的留存價(jià)值，同時(shí)也需要在會(huì)計(jì)資料保管效率要求和查詢使用需求兩者之間找到平衡。這就是工作規(guī)范做出上述規(guī)定的基本考慮。

（二）外部獲取會(huì)計(jì)資料

工作規(guī)范第四十一條規(guī)定：

企業(yè)獲得的需要外部單位或者個(gè)人證明的原始憑證和其他會(huì)計(jì)資料，同時(shí)滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料：

（一）會(huì)計(jì)資料附有外部單位或者個(gè)人的、符合《中華人民共和國電子簽名法》的可靠的電子簽名；

（二）電子簽名經(jīng)符合《中華人民共和國電子簽名法》的第三方認(rèn)證；

（三）滿足第四十一條第（一）項(xiàng)、第（三）項(xiàng)、第（五）項(xiàng)和第（六）項(xiàng)規(guī)定的條件。

1.會(huì)計(jì)資料范圍

    外部獲取會(huì)計(jì)資料是指所記載內(nèi)容需要企業(yè)外部人員或者機(jī)構(gòu)認(rèn)可的會(huì)計(jì)資料。這類資料的范圍比較廣，主要是原始憑證，如發(fā)票、銀行回單等。此外，還包括銀行對(duì)賬單、購銷合同等其他外部獲取資料。需要注意的是，外部獲取資料不等于外部制作的資料，一份會(huì)計(jì)資料由本企業(yè)制作，但經(jīng)過了外部認(rèn)可，也屬于這里所說的外部獲取會(huì)計(jì)資料。例如，產(chǎn)品訂購單，一般來說其格式和項(xiàng)目是由本企業(yè)設(shè)計(jì)，但如果需要客戶的簽章確認(rèn)，就屬于外部獲取會(huì)計(jì)資料。

2.電子簽名

外部人員或者機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)計(jì)資料的確認(rèn)，在形式上體現(xiàn)為簽字或者蓋章。對(duì)于電子資料來說，也就是要有電子簽名。因此，工作規(guī)范第四十一條大部分引用了第四十條規(guī)定，與之不同的是加入了兩項(xiàng)關(guān)于電子簽名的條件。

（1）什么是電子簽名

    根據(jù)我國《電子簽名法》第二條，電子簽名“是指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)”。該法第十四條還規(guī)定，“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。

    簡單地理解，電子簽名就是電子文件上的簽章。由于其效力得到法律的確認(rèn)，電子簽名使需要相關(guān)方認(rèn)可的電子文件能夠代替紙面文件成為證據(jù)使用。這正是外部獲取會(huì)計(jì)資料無紙化的法律依據(jù)。

    事實(shí)上，電子簽名不僅可以達(dá)到紙面簽章的效果，而且其可靠性是紙面簽章以及任何紙面防偽技術(shù)不可比的。電子簽名技術(shù)能確保經(jīng)簽名的電子數(shù)據(jù)一旦被篡改即能被發(fā)現(xiàn)，從而保證電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。這也是第四十一條未引用第四十條第（四）項(xiàng)條件的原因。

    《電子簽名法》施行后，電子簽名在國內(nèi)電子金融、電子政務(wù)和電子商務(wù)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。支持會(huì)計(jì)資料無紙化的成熟技術(shù)和市場環(huán)境已經(jīng)形成。

    電子商業(yè)匯票是人民銀行主導(dǎo)的一項(xiàng)電子簽名應(yīng)用。目前，相當(dāng)一部分商業(yè)匯票從出票、承兌、背書到兌付全程都已實(shí)現(xiàn)電子化，整個(gè)匯票生命周期沒有任何紙質(zhì)文件生成。截止2012年10月底，接入電子商業(yè)匯票系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)共有338家，2009年10月28日至2012年10月31日，電子商業(yè)匯票系統(tǒng)處理電子商業(yè)匯票業(yè)務(wù)總數(shù)為2,183,090筆，金額61,449.44億。這充分說明了電子簽名技術(shù)的高可靠性。同時(shí)，電子匯票的案例也說明，目前在一些領(lǐng)域?qū)崉?wù)中，紙面憑證已不復(fù)存在。

    電子簽名在政務(wù)領(lǐng)域也有多項(xiàng)成功應(yīng)用。例如，北京、海南、廣西、甘肅等多地國家稅務(wù)局和地方稅務(wù)局將電子簽名用于無紙化稅務(wù)申報(bào)工作。這些地區(qū)企業(yè)向稅務(wù)局的納稅申報(bào)完全通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，不再報(bào)送紙面材料。部分地方還將此項(xiàng)工作進(jìn)一步延伸，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上實(shí)時(shí)繳稅。

    在商務(wù)和其他社會(huì)應(yīng)用方面，電子簽名也大顯身手，在很多領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了無紙化。聯(lián)想等一批公司將電子簽名應(yīng)用于銷售訂貨業(yè)務(wù)中，實(shí)現(xiàn)銷售訂單管理無紙化。不少醫(yī)院利用電子簽名實(shí)現(xiàn)了病歷檔案管理的完全無紙化。一些保險(xiǎn)公司利用電子簽名，通過移動(dòng)電子設(shè)備實(shí)現(xiàn)保單銷售無紙化，提高保單銷售處理的速度和銷量。

（2）工作規(guī)范對(duì)電子簽名的要求

    工作規(guī)范第四十條第（一）項(xiàng)規(guī)定，無紙化管理的外部獲取會(huì)計(jì)資料必須附有電子簽名。這里要注意兩個(gè)要求：一是電子簽名應(yīng)當(dāng)是對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行認(rèn)可的外部個(gè)人或者機(jī)構(gòu)的，而不是企業(yè)自身的；二是電子簽名應(yīng)當(dāng)是“可靠的”。

    根據(jù)《電子簽名法》第十三條，可靠的電子簽名必須同時(shí)符合以下條件：“（一）電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時(shí)，屬于電子簽名人專有；（二）簽署時(shí)電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；（三）簽署后對(duì)電子簽名的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)；（四）簽署后對(duì)數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)”。

    工作規(guī)范第四十條第（二）項(xiàng)進(jìn)一步規(guī)定，電子簽名應(yīng)當(dāng)經(jīng)第三方認(rèn)證。所謂第三方認(rèn)證，是指用于電子簽名的數(shù)字證書（即《電子簽名法》中所說的“電子簽名制作數(shù)據(jù)”）由獨(dú)立于交易雙方的第三方中介機(jī)構(gòu)簽發(fā)，所生成的電子簽名真實(shí)性由該第三方進(jìn)行鑒定的機(jī)制。提出第三方認(rèn)證要求，是為進(jìn)一步提高電子會(huì)計(jì)資料的公信力。例如，目前銀行普遍開展電子銀行服務(wù)，客戶通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)出轉(zhuǎn)賬、付款等各項(xiàng)指令，就附有電子簽名。其中，有的銀行使用的是第三方認(rèn)證，有的銀行是自己認(rèn)證。對(duì)于自己認(rèn)證的情況，如果銀行與客戶之間就某筆業(yè)務(wù)存在爭議，則銀行依據(jù)自己的認(rèn)證結(jié)論為自己提供證據(jù)就顯得公信力不足。對(duì)于電子銀行業(yè)務(wù)來說，如果采用第三方認(rèn)證，則銀行和客戶企業(yè)雙方所得到的交易憑據(jù)數(shù)據(jù)的公信力都能得到保證。

    工作規(guī)范要求電子簽名經(jīng)符合《電子簽名法》的第三方認(rèn)證，也就是要由依據(jù)該法設(shè)立的電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)來提供證書發(fā)放和簽名鑒定等服務(wù)。根據(jù)《電子簽名法》，電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)的設(shè)立由國務(wù)院信息產(chǎn)業(yè)主管部門審批。公眾可以通過工信部網(wǎng)站查詢依法設(shè)立的電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)名錄。

    工作規(guī)范第四十一條規(guī)定，對(duì)銀行等具有廣泛客戶群體的企業(yè)來說，不僅可以提高自身工作效率，而且，還為其改進(jìn)客戶服務(wù)，進(jìn)一步提高競爭力提供了契機(jī)。例如，銀行可以在電子回單中加入第三方認(rèn)證的電子簽名，使客戶企業(yè)不再需要紙面回單，提高客戶企業(yè)會(huì)計(jì)工作效率。

三、相關(guān)問題

企業(yè)開展會(huì)計(jì)資料無紙化管理，還應(yīng)當(dāng)注意以下問題：

（一）會(huì)計(jì)監(jiān)督與無紙化

    符合條件的企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行無紙化管理，意味著對(duì)企業(yè)開展會(huì)計(jì)監(jiān)督，包括注冊(cè)會(huì)計(jì)師審計(jì)和政府監(jiān)管機(jī)構(gòu)的檢查，都不能要求企業(yè)提供全套紙面會(huì)計(jì)資料。但是，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)計(jì)監(jiān)督工作提供必要的幫助和支持，對(duì)于監(jiān)督人員需要查閱和輸出的電子資料，包括需要作為證據(jù)帶走的電子會(huì)計(jì)資料，企業(yè)仍應(yīng)當(dāng)根據(jù)要求查詢、打印，必要時(shí)進(jìn)行簽章確認(rèn)。

（二）電子會(huì)計(jì)資料的格式

    工作規(guī)范所稱的電子會(huì)計(jì)資料，并未限定其格式。無論其是以數(shù)據(jù)庫、XBRL等結(jié)構(gòu)化形式存在，還是以HTML、PDF、Excel、Word等非結(jié)構(gòu)化形式存在，無論其由會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)管理、還是由專門的檔案系統(tǒng)管理，只要符合工作規(guī)范規(guī)定的條件，都可以不輸出紙面資料。

例如，一張自動(dòng)生成的記賬憑證，最初以數(shù)據(jù)庫形式存放于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，后來按照企業(yè)檔案管理統(tǒng)一要求轉(zhuǎn)換為PDF文件存放于企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中并能通過該系統(tǒng)隨時(shí)查詢的打印，則可以視為滿足第四十條第（三）項(xiàng)規(guī)定的條件。

（三）與會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定的銜接

    應(yīng)當(dāng)指出的是，會(huì)計(jì)資料和會(huì)計(jì)檔案是不同的概念。會(huì)計(jì)資料的范圍比會(huì)計(jì)檔案更廣，會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)資料，但不是所有會(huì)計(jì)資料都是會(huì)計(jì)檔案，只有具有長期保存價(jià)值并歸檔保存的會(huì)計(jì)資料屬于會(huì)計(jì)檔案。工作規(guī)范第四十條、第四十一條規(guī)定的是會(huì)計(jì)資料無紙化條件，而對(duì)于哪些會(huì)計(jì)資料屬于會(huì)計(jì)檔案，何時(shí)歸檔，歸檔應(yīng)當(dāng)采取何種形式，則應(yīng)當(dāng)按照工作規(guī)范第四十二條，“遵循國家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定”。

    這里的“會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定”，是指財(cái)政部和國家檔案局制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。目前，該辦法正在修訂中，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的電子化管理問題，將采取與工作規(guī)范一致的原則。按照現(xiàn)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，一年之后再歸檔。因此，企業(yè)對(duì)于電子會(huì)計(jì)資料歸檔管理的時(shí)點(diǎn)問題，可暫按上述規(guī)定執(zhí)行，歸檔前，電子會(huì)計(jì)資料的管理遵循工作規(guī)范的規(guī)定。