利用審計自動化提升業(yè)務(wù)質(zhì)量和效率
國際會計師聯(lián)合會(IFAC)中小事務(wù)所委員會委員菲爾˙考普斯威特(Phil Cowperthwaite)撰寫了題為《提升小型企業(yè)審計業(yè)務(wù)質(zhì)量和效率》的文章,建議通過小型企業(yè)審計業(yè)務(wù)自動化來提升審計質(zhì)量和效率。文章全文如下:
中小事務(wù)所通常承擔(dān)小型企業(yè)的審計業(yè)務(wù)。在過去的幾年里,審計環(huán)境變化巨大,審計業(yè)務(wù)日益復(fù)雜,財務(wù)報告準(zhǔn)則修訂頻繁,這些巨變對中小事務(wù)所產(chǎn)生了重大影響。隨著經(jīng)濟環(huán)境的惡化,客戶為降低業(yè)務(wù)費用而不斷向事務(wù)所施壓,中小事務(wù)所的處境更加堪憂。最終,這一切將導(dǎo)致中小事務(wù)所越來越難以從審計業(yè)務(wù)中獲取足夠的利潤。
但是,隨著近年來科技的發(fā)展,流程的改進,審計業(yè)務(wù)自動化已經(jīng)成為可能,這對于中小事務(wù)所而言是一個好消息,自動化可以幫助它們在提高審計質(zhì)量的同時,提升審計工作效率,從而降低業(yè)務(wù)成本,確保足夠的利潤空間。
提高審計質(zhì)量
通過小型企業(yè)審計業(yè)務(wù)的自動化,中小事務(wù)所有機會從事務(wù)所層面和個人執(zhí)業(yè)層面同時提高審計業(yè)務(wù)的質(zhì)量。在事務(wù)所層面,通過建立標(biāo)準(zhǔn)化的模板,確保每項審計業(yè)務(wù)的所有審計步驟都得以執(zhí)行;在個人執(zhí)業(yè)層面,可在每項審計業(yè)務(wù)執(zhí)行之初,制定個性化清單,根據(jù)需要隨時進行更新,并將其納入個人的業(yè)務(wù)文檔中。
在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中,文檔自動化也可以顯著地提高審計質(zhì)量。當(dāng)業(yè)務(wù)人員從一個應(yīng)用程序向另一個應(yīng)用程序?qū)霐?shù)據(jù)時,自動化可以消除數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換錯誤,同時盡量減少分組和算術(shù)錯誤。
提示:由于每一項審計業(yè)務(wù)都是不同的,事務(wù)所應(yīng)該確保每份文件都得到個性化處理。雖然,事務(wù)所通用模板能為執(zhí)行業(yè)務(wù)提供一個良好的起點,但也僅僅只是一個起點而已。而業(yè)務(wù)人員在實現(xiàn)文檔結(jié)構(gòu)全面自動化的同時,也必須考慮行業(yè)特征、內(nèi)部控制等個性化情況。
提升審計業(yè)務(wù)效率
審計工作的大部分有形成果,從一個文檔到另一個文檔,都非常相似:業(yè)務(wù)人員通常采用通用的文檔結(jié)構(gòu)和相似的清單及形式。此外,商業(yè)審計文檔、電子表格、文字處理和數(shù)據(jù)庫平臺通常能夠?qū)崿F(xiàn)不同應(yīng)用程序之間、不同客戶文檔之間數(shù)據(jù)快速、無縫地共享。雖然,上述功能對業(yè)務(wù)人員而言并不新鮮,但是如何才能最大化地利用它們的優(yōu)勢?每個小型實體都可以通過許多簡單易行的方法來提升效率,但成功的秘訣在于創(chuàng)造性地進行應(yīng)用,發(fā)揮自己的想象力。這里,提供幾項建議供大家參考:
業(yè)務(wù)準(zhǔn)備階段
使用商業(yè)軟件開展小型企業(yè)審計業(yè)務(wù)時,業(yè)務(wù)人員需要:
1、即刻回顧去年的電子文檔;
2、致電或者電郵客戶,討論本年的審計時間安排,詢問企業(yè)在過去一年時間里是否有重大事項或變化發(fā)生;
3、如果企業(yè)在過去一年時間里沒有發(fā)生任何重大事項或變化,向客戶電郵一份《業(yè)務(wù)約定書》、一份《審計策略書》以及一份開展審計現(xiàn)場工作所需材料的清單。所有這些文檔應(yīng)提前準(zhǔn)備好,并作為文檔更新工作的一部分。
業(yè)務(wù)處理和集成階段
完成業(yè)務(wù)準(zhǔn)備階段的工作后,業(yè)務(wù)人員應(yīng)要求客戶按照給定的格式,提供試算平衡表,以便將數(shù)據(jù)導(dǎo)入審計文檔。
現(xiàn)場工作階段
要實現(xiàn)小型企業(yè)審計業(yè)務(wù)的高效性和自動化,業(yè)務(wù)人員需要逐步推進以下工作:
1.下戶時確保所攜帶的審計文檔已經(jīng)進行了回顧和更新;
2.與客戶進行初步交流,更新審計工作安排;知悉客戶所屬行業(yè)、經(jīng)營環(huán)境和實體控制措施在過去一年是否發(fā)生變化,如有,請加以書面記錄;
3.在試算平衡表的基礎(chǔ)上,安排審計工作,進行重要性計算和樣本規(guī)模計算;
4.回顧多年來的賬戶分析資料(比如,毛利率等關(guān)鍵比率分析),所有這些工作都可以通過公式預(yù)設(shè)安排完成;
5.打印所需的確認(rèn)書,并請客戶現(xiàn)場簽署;
6.檢查相關(guān)性并完成業(yè)務(wù)清單所列事項(提示:執(zhí)行審計業(yè)務(wù)時,業(yè)務(wù)人員應(yīng)先進行專業(yè)判斷,避免落入簡單重復(fù)往年審計流程的陷阱。);
7.起草與客戶管理層進行溝通的重點內(nèi)容,并根據(jù)《國際審計準(zhǔn)則第260號——審計人員與管理層的溝通》(ISA 260)以及《國際審計準(zhǔn)則第265號——內(nèi)部控制缺陷的溝通》(ISA 265)要求,就發(fā)現(xiàn)的治理問題與客戶進行現(xiàn)場溝通,確保所列事實無誤。
意見形成階段
1.對現(xiàn)場工作形成的分析性評論進行檢查,自動更新審計調(diào)整事項;
2.將調(diào)整后的試算平衡表以及審計調(diào)整建議電郵給客戶;
3.將《聲明書》和更新后的ISA 260審計匯總文件電郵給客戶;
4.在客戶相關(guān)人員認(rèn)可管理層聲明上的所述責(zé)任后,將一份簽署過的審計報告連同發(fā)票郵寄或電郵給客戶。
執(zhí)行上述工作步驟的前提是假定業(yè)務(wù)人員已經(jīng)對所有客戶文檔的數(shù)據(jù)項進行了標(biāo)準(zhǔn)化。業(yè)務(wù)人員可將客戶名稱和地址字段、年末日期和其他日期、其他標(biāo)準(zhǔn)文檔通過編程納入到主文檔中,主文檔包括對接聯(lián)絡(luò)、審計工作規(guī)劃清單等獨立模板。如果想通過自動化最大限度地提高工作效率,那么,在整個事務(wù)所范圍內(nèi)進行標(biāo)準(zhǔn)化則是十分必要的。
謹(jǐn)慎對待自動化進程
在著手執(zhí)行自動化項目之前,即便所涉及的自動化程度較低,業(yè)務(wù)人員仍需重視一系列注意事項:
1.秉持務(wù)實態(tài)度,自動化初始進程所需的時間可能長于預(yù)期;
2.花時間完善模板。如果模板存在錯誤,每次使用時,業(yè)務(wù)人員不得不進行糾錯,這將大大增加自動化成本;
3.盡量保證模板在不同客戶之間的一致性。使用標(biāo)準(zhǔn)化的模板制定分析計劃、財務(wù)報表、報表編碼和文檔索引,避免每執(zhí)行一家小型企業(yè)審計業(yè)務(wù),就必須對模板進行重新調(diào)整。
總結(jié)