一、“管理層應(yīng)該考慮……”內(nèi)部審計報告應(yīng)該為采取具體行動而提出嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼慕ㄗh。

當(dāng)我們的建議僅僅是“考慮”某個問題時，會削弱對問題采取行動的緊迫感。沒有任何內(nèi)部審計人員會希望管理層對建議的反饋就是簡單的“好，我們會考慮的。”

二、模棱兩可的語句。

我們有時會不自覺地使用像“似乎是”、“我們的印象是”或者“看起來好像是”等短語來降低我們做出論斷的潛在風(fēng)險。但如果你太執(zhí)著于規(guī)避這種風(fēng)險，那就會出現(xiàn)新的風(fēng)險，報告的讀者就會得出這樣的結(jié)論，你提交的報告沒有確鑿的證據(jù)予以支持。他們需要了解是否能夠信賴你的各種審計發(fā)現(xiàn)及建議，模棱兩可的詞句聽起來可能更像是來自直覺。如果你們的報告中有這些模棱兩可的詞句，復(fù)核人員將報告退回并要求你提供更多信息，也就不足以為奇了。

三、強(qiáng)調(diào)程度的詞。

由于“明確地”“特別是”或“非常”這類的詞主要表達(dá)強(qiáng)調(diào)的意思，看上去不再模棱兩可。但是這些強(qiáng)調(diào)并不確切，以致于他們會導(dǎo)致另一類型的模糊。強(qiáng)調(diào)語句會產(chǎn)生這樣的問題，比如“重大的”，是和誰進(jìn)行比較？“明確地”，又是依據(jù)哪些標(biāo)準(zhǔn)？如果你在審計報告中大量使用強(qiáng)調(diào)程度的詞，那么，同一份報告的不同讀者就可能對你所表達(dá)的內(nèi)容形成非常不同的印象。如果用數(shù)字23%或三百萬就能夠說明一件事情，使用“非常大”又究竟意味著什么呢？

四、絕對化。

避免模糊不清是好的，但使用像“所有”“沒有”“從來不”和“總是”等詞也是一種風(fēng)險。“你總是”和“你從來不”對于客戶來說都是容易引起爭議的提法，這會促使他們尋找例外來駁斥你，而不是檢查真正存在的問題。你可以說一共測試了10 筆交易，并發(fā)現(xiàn)這10 筆交易都沒有經(jīng)過批準(zhǔn)，這樣會比較合適。但如果說所有交易都沒有經(jīng)過批準(zhǔn)，就顯得過于武斷。

五、指責(zé)。

內(nèi)部審計報告的目的是帶來積極的改變，而不是確定責(zé)任。當(dāng)我們的報告讓人覺得我們站在中立而不是對抗性的立場上時，客戶就更有可能與我們達(dá)成共識。我們的目標(biāo)就是提出問題根源，而不是要公布當(dāng)事人的名字。審計報告確實(shí)需要落實(shí)根據(jù)建議進(jìn)行整改的責(zé)任人，但如果說“這都是弗雷德的錯”，結(jié)果就會很糟。

六、失敗。

報告中如過度使用“管理層未能實(shí)施適當(dāng)?shù)目刂拼胧?rdquo;這樣的陳述，就一定會惹惱那些能夠提供解決方案的人。我們應(yīng)當(dāng)簡單地說明問題，不要使用像“缺乏”或“不能”等詞來進(jìn)行指責(zé)，這樣才更有可能產(chǎn)生所需要的整改行動，同時要有助于維護(hù)與管理層之間的關(guān)系，為下次我們能夠再在該領(lǐng)域繼續(xù)開展審計工作打下基礎(chǔ)。

七、“被審計對象”。

幾年前，接受審計的機(jī)構(gòu)或個人通常被稱為“被審計對象”。但那是過時的說法?，F(xiàn)在許多專家都認(rèn)為這個詞匯帶有負(fù)面的含義，同時還暗示了接受審計的機(jī)構(gòu)被迫接受了審計。內(nèi)部審計已經(jīng)成為一種合作的工作過程，像“審計客戶”和“審計顧客”等詞匯就能夠表達(dá)我們正在和管理層一起工作，而不是指導(dǎo)他們工作。

八、專業(yè)術(shù)語。

每個專業(yè)都需要特定數(shù)量的專業(yè)語言，但是我們在內(nèi)部審計報告中用的技術(shù)術(shù)語越少，我們的信息就會更清晰。如果你的審計報告中一頁多的篇幅都是用“交易控制”、“分層抽樣法”或“非同步傳輸模式”等術(shù)語，你就會發(fā)現(xiàn)一些讀者在閱讀報告時半途而廢。

九、委婉的自夸。

我們都傾向于在審計報告中使用像“內(nèi)部審計發(fā)現(xiàn)”或“我們發(fā)現(xiàn)”這樣的表述，如果內(nèi)部審計由于一開始就發(fā)現(xiàn)了某些膚淺的問題而沾沾自喜，管理層通常對此感到不滿。

十、冗余的詞。

你希望這些審計報告的讀者都記得你的建議并采取行動進(jìn)行整改，所以不要把那些建議埋沒在大堆華而不實(shí)或冗余的詞藻中。例如，當(dāng)可以用“由”時就不要用“由此種方式”；當(dāng)你是指“現(xiàn)在”，就不要用“在目前的時間”；可以用“為了”時，就不要用“為了達(dá)成該目標(biāo)”。