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關(guān)于對差旅費進行審計的審計報告

內(nèi)審第X號

根據(jù)《內(nèi)部審計管理制度》及領(lǐng)導(dǎo)安排，總經(jīng)辦審計組對母公司的差旅費進行專項審計，審計過程中我們實施了適當?shù)?、必要的審計程序，按照既定的審計方案，結(jié)合公司實際情況，總經(jīng)辦審計組于20XX年X月X日對20XX年X月X日-20XX年X月X日期間母公司的差旅費報銷進行了審計，并對出差管理進行了延伸審計。

一、審計目標及范圍

審計目標：對公司出差管理、差旅費報銷審批等流程及差旅費用報銷政策的執(zhí)行情況做出客觀評價，促進建立和健全內(nèi)部控制制度，并提出可行的建議和改善措施.

審計內(nèi)容：集團母公司出差申請流程，出差管理，差旅費報銷申請流程，差旅費發(fā)生的真實性及合理性，報銷管理制度的執(zhí)行情況等。

二、審計程序

此次審計對被審部門關(guān)于差旅費的報銷的相關(guān)制度、流程的建立健全進行了檢查，對內(nèi)部控制的執(zhí)行有效性進行了解，對差旅費報銷的異常情況進行延伸審計，查看報銷審批單[內(nèi)審網(wǎng)注:各類審計模板干貨資料關(guān)注公眾號內(nèi)審網(wǎng)查閱獲取]及對應(yīng)的報銷原始憑證，匯總分析報銷數(shù)據(jù)，并關(guān)聯(lián)出差申請單，查看原始票據(jù)的日期及內(nèi)容是否與出差行程一致。通過詢問、觀察、檢查、重新計算等審計程序,我們獲取了必要的審計依據(jù)。

三、審計發(fā)現(xiàn)

1.存在OA賬戶給他人使用及使用領(lǐng)導(dǎo)賬號替他人報銷的情況

審計發(fā)現(xiàn)副總經(jīng)理X將其OA賬號及密碼給予其助理Y登錄使用，使用范圍包括替其填寫出差申請單，費用報銷單（已于8月2日停止該行為）；并發(fā)現(xiàn)Y使用X總的賬號替他人報銷或使用替票報銷（報銷時未說明事替票）的行為，如2018年OA申請單號為OA20181116054中交通費（打滴滴費用），未提供行程單，Y表述該費用是前禮品渠道長Z與X總2018年11月9日出差深圳產(chǎn)生的交通費，是Z交由其進行報銷，經(jīng)審計該筆交通費，Z已做報銷（OA20181114021），所以該筆費用無法證實其真實性，但表明存在Y濫用領(lǐng)導(dǎo)賬號替他人報銷的行為；如2018年OA申請單號為OA20181217024、OA20181217039、OA20181116054中的交通費（打滴滴費用）實際是百貨業(yè)務(wù)主任A在2018年7月22-7月23日與X總出差哈爾濱往返牡丹江的交通費合計2045.48元，其中1392元是租用神舟專車及加油發(fā)票，經(jīng)詢問當事人得知，當時無哈爾濱直達牡丹江更為便捷的交通工具，租車是相對高效、低成本的途徑，但報銷時費用會計（當事人已離職）告知該發(fā)票不得報銷，之后A將此發(fā)票交由Y代其報銷；（詳見附件，內(nèi)審網(wǎng)注:本推文略）

2,存在較多非當天發(fā)生的費用發(fā)票或為替票，滴滴發(fā)票無附件，且報銷時未注明實際發(fā)生日期及內(nèi)容，部分費用無法證實其真實性及合理性的情況，無法證實真實性的費用金額合計為3413.36元審計過程中發(fā)現(xiàn)存在較多費用發(fā)票滯后開具、較多替票，且報銷時未注明實際發(fā)生日期及費用；如Y①在東平吉之島、京東商城購買的用品（無購買清單）費用列為業(yè)務(wù)招待費，Y表示該費用是購買酒水、點心等招待客人使用；②如用替票代替購買招待水果的依據(jù)，但由于無來客到訪登記表，無購買清單、無招待監(jiān)管人員，無法核實此類費用是否真實合理；③如使用高速過路費發(fā)票報銷滴滴平臺獎勵的優(yōu)惠券；④滴滴費發(fā)票未附行程單，報銷內(nèi)容未注明實際發(fā)生日期及起始地點；（詳見附件,內(nèi)審網(wǎng)注:本推文略）

3.《費用管理制度》欠完善

《費用管理制度》規(guī)定：每日的市內(nèi)交通費不得超過50元/日，超過部分不予扣除的規(guī)定；但未明確該市內(nèi)交通費是按日算還是按城市算；未明確如多人一同出行市內(nèi)交通費的標準；在報銷過程中，存在報銷申請人使用替票申請報銷滴滴打車支付費用中使用平臺獎勵的優(yōu)惠券；《費用管理制度》未明確報銷人使用平臺獎勵的優(yōu)惠券或積分等獎勵是否可報銷；

4.費用報銷制度執(zhí)行欠嚴謹

（1）差旅費報銷未提供實際出行情況，與OA中出差申請單的填寫要求不符，導(dǎo)致未能查證差旅費發(fā)生的真實性及合理性；費用報銷申請單填寫不規(guī)范，無法一一對應(yīng)費用產(chǎn)生的時點及事由；

（2）部分市內(nèi)交通費超標準部分未予以扣除，自駕公里數(shù)審核不嚴謹

①當每日市內(nèi)交通費超過50元時，報銷人按實際發(fā)生全額進行報銷，與《費用管理制度》5.1.1.1（1）中的：每日的市內(nèi)交通費不得超過50元/日，超過部分不予扣除的規(guī)定不符；

②《費用管理制度》規(guī)定離開常駐地出差，以公交車、地鐵為優(yōu)先首選交通工具，特殊情況需自駕，需在出差前提交自駕申請（列明路線、巡店路線），報銷時關(guān)聯(lián)自駕申請單及發(fā)前及回程后的里程表照片，按1元/公里進行報銷，路橋費及停車費根據(jù)發(fā)票據(jù)實報銷；但存在自駕出差的未寫明詳細路線，并且里程表的照片無法證明是是否屬于本次出差行成；實際申請報銷公里數(shù)與出差申請單顯示的公里數(shù)存在較大差距時未做說明或扣除；

（3）交通費附件不完善，行程不清晰

部分差旅費報銷單中的交通費未寫明對應(yīng)的出行路線、出行日期，只提供一個匯總報銷金額，較難判斷該交通費產(chǎn)生的真實性及合理性，如是滴滴出行，只提供滴滴發(fā)票，未提供滴滴行程單，未能查證該交通費是否真實合理；與《費用管理制度》“市內(nèi)交通采用實報實銷制，以公交車、地鐵等為主要交通工具，每日乘坐交通費（包括公交、地鐵、的士等費用）上限為50元，并需注明路線明細”；特殊情況需要自駕，需在出差前提交自駕申請（列明出差、巡店路線）的規(guī)定不符；

（4）業(yè)務(wù)招待費審核不嚴謹，存在部門團建費用列為業(yè)務(wù)招待費（報銷金額10152.3元）及未經(jīng)事前審批的業(yè)務(wù)招待的情況（報銷金額3462元）

①存在部門團建費用（部門聚餐費）列為業(yè)務(wù)招待費報銷的情況，根據(jù)《費用管理制度》中“部門宴請內(nèi)部職員的費用不屬于招待費范疇，原則上不予報銷”的規(guī)定不符，合計報銷金額10152.3元；

②報銷人直接根據(jù)餐飲或其他招待發(fā)票（部分開票時間非招待日期，報銷時亦未注明），如購買食品的發(fā)票進行報銷，而該招待事項事前未經(jīng)審批，報銷申請單也未詳細注明招待人員名稱，招待事由及聯(lián)系方式；與《費用管理制度》5.3.6中的“各部門負責人擅自做主發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費一律不予報銷，超標準接待事前未請示的不予報銷，未經(jīng)報備，部門長以下不允許發(fā)生業(yè)務(wù)招待費”規(guī)定不符；

（5）住宿費超標準部分未予以扣除，且未提供住宿清單

存在部分超標準住宿費全額報銷的情況，且報銷住宿費時未提供住宿清單，無住宿單價及住宿天數(shù)，較難查證住宿費的合理性及真實性；與《費用報銷制度》及《出差管理制度》中“所有住宿費用憑正式發(fā)票報銷；采用參照標準實報實銷制，即標準內(nèi)憑住宿發(fā)票實報實銷，超出標準范圍憑票按標準報銷，必須提供酒店打印的住宿清單”的規(guī)定不符。

（6）差旅費報銷時間滯后，且一次出差多次報銷

存在部分差旅費在出差結(jié)束超過一個月后報銷，或一次出差行程進行多次費用報銷，與《費用管理制度》5.1.1.4（4）中“差旅費需在出差結(jié)束后一周內(nèi)報銷，總部人員非超14天的出差，返回工作所在地后，在三個工作日內(nèi)作申報。對于申報不及時的，則根據(jù)延期時間作不同程度的打折處理”的規(guī)定不符；如OA單號OA20180315047、OA20190529067的報銷關(guān)聯(lián)了5個出差申請單，時間跨度2、3個月；

（7）誤餐費審核欠嚴謹，誤餐費申請不符合標準，多支付541元如OA單號20190513074，D某的報銷單申請的誤餐費包含了4月27日、28日，在單號20190515045中重復(fù)申請27日、28日誤餐費；OA單號20190708015，D某6月17日-29日的報銷中，實際28日已經(jīng)返回惠州，而29日在公司無打卡記錄，也無請假申請，同時申請了誤餐費；OA單號OA20190622007，實際出差時間是下午，但申請了一天的誤餐費；出差途中發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費，但誤餐費未做相應(yīng)的沖減；

5.《出差管理制度》有待完善，且《出差管理制度》執(zhí)行不到位

（1）出差審核欠嚴謹，出差行程安排欠規(guī)范

目前出差申請由申請人填寫申請單后經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)及行政部審批即通過，但存在部分出差申請單，審核人未審核其出差的合理性及出差單內(nèi)容的情況，如①2019年4月25日-28日的深圳禮品展（我司未參展），禮品渠道的業(yè)務(wù)員各自寫出差申請單出差深圳，申請[內(nèi)審網(wǎng)注:各類審計模板干貨資料關(guān)注公眾號內(nèi)審網(wǎng)查閱獲取]出差時間均是4月24日-4月29日，但整個行程未統(tǒng)一規(guī)劃、出行、住宿，而是各自行動，各自自駕或坐大巴，各自入住酒店（一人一間），與《出差管理制度》中“多人同往同一個地方出差的，相同性別的每兩人報銷一個房間的住宿費用，報銷費用可在原報銷標準上增加50元，其他特殊情況做特批申請”的規(guī)定不符；②未對出差申請的合理性進行審核，如禮品業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)員D某，在OA 申請單OA20190610033，寫的出差原因是送物料到倉庫及工廠，出差時間寫的是10:00-18:00（實際出差時間是9:22-11:22），從公司到倉庫往返80公里，申請出差時間極其不合理，且公司每天都有倉庫的車往返公司寄倉庫，可以帶貨過去，不必親自開車送過去；OA20190407008，寫的出差原因是LOGO重新絲??；取樣寄給客戶，出差時間寫的是08:00-18:00（實際出差時間是13:30-15:30），只是去工廠取樣，申請出差時間極其不合理；

（2）出差申請?zhí)顚懖灰?guī)范，未填寫出差原因及具體出差地點

申請人未按《出差管理制度》填寫出差申請單，未寫出差原因，及具體的出差地點，如OA20190530080，出差原因?qū)懙氖前菰L客戶，但未詳細列明客戶的具體名稱，聯(lián)系人及具體出差地址，出差事由；無法查證其出差申請是否屬實；OA20190401073，出差原因只是寫了個客戶簡稱，無具體的出差地址，無出差事由，聯(lián)系人等信息，無法查證其出差申請是否屬實；

（3）《出差管理制度》欠規(guī)范，自駕車的適用情形未做具體規(guī)定，未對出差申請人進行考勤管理規(guī)定，未對出差原因的填寫進行規(guī)范；

①《出差管理制度》規(guī)定跨省市出差以大巴、火車為交通工具，《費用管理制度》規(guī)定離開常駐地出差，以公交車、地鐵為優(yōu)先首選交通工具，特殊情況需自駕，需在出差前提交自駕申請（列明路線、巡店路線）；但實際出差人員只要申請了自駕，均會審核通過，審核人員未考慮出差成本，如禮品業(yè)務(wù)部4名業(yè)務(wù)員4月24-29的申請出差回執(zhí)，其中三人各自自駕，一人乘坐大巴前往，乘坐大巴深圳往返惠州交通費只要162元，而自駕的往返，人均則需要390元，比乘坐大巴貴一倍；如禮品部D某，2019年1-6月的出差均是以個人自駕的方式跨市出行，且出行的路線不明確，報銷時也未列明；

②公司未對出差人員的考勤進行管理，未能查證其實際出差是否與申請一致；

③《出差管理制度》規(guī)定：出差單需明確出差往返時間、日期、地點、出差乘坐的交通工具；但未對出差原因進行規(guī)范，大部分出差申請單未寫明出差原因或聯(lián)系人，無出差原因，則未能審核其出差的合理性；如OA20190530080，出差原因，申請人只是寫了個拜訪客戶，但實際拜訪哪個客戶，無從得知；

（4）變更出差行程未提前報備

存在部分實際出差的行程與申請時不一致的情況，且變更后的行程未重新申請，也未提前報備；如OA20190705022，申請人D某于2019年7月出差申請單的行程是出差廣州2天，預(yù)定目標是拜訪禮品公司，但實際出差是一天是廣州，另一天去深圳；臨時改出差地點未申請，亦未說明出差深圳及變更行程的原因；

（5）出差結(jié)束后無出差總結(jié)及考勤跟蹤

目前出差人員出差結(jié)束后均未執(zhí)行《出差管理制度》的規(guī)定：出差后相關(guān)的出差報告、總結(jié)提交本部門長，亦未向行政部門報備，以登記考勤記錄，導(dǎo)致未能發(fā)現(xiàn)實際出差與出差申請不符，缺勤的情況；

6.客戶來訪管理欠完善

目前我司無關(guān)于客戶來訪的相關(guān)管理要求，未要求來訪人員在前臺登記來訪信息，未明確招待來訪人員的費用標準，購買招待物品的品類及要求等；只有一份《客戶來訪對接單》，但該表單未被使用；導(dǎo)致相關(guān)接待部門按照各自的需求隨意購買招待用品，如隨意購買酒水、進口水果等，而報銷的單據(jù)是在各大商場或網(wǎng)上平臺購買的用品發(fā)票（發(fā)票時間與實際招待日期不符或為替票），未提供購買清單；宴請來訪客戶未登記，從而未能證實該招待費用的合理性及真實性（詳看附件）；

四、審計建議

1.對違反公司《獎懲制度》相關(guān)規(guī)定的人員與予以行政處分

（1）嚴格管控OA使用權(quán)限，使用人負有保管、保密責任，不得將個人賬號給與他們使用；由于由于賬戶給與他人使用造成的損失由用戶所有人負責；因此對線下業(yè)務(wù)部負責人余湧明由于未妥善使用OA賬號給公司造成的損失按公司《獎懲制度》給與行政處分；

（2）對濫用領(lǐng)導(dǎo)OA賬號權(quán)限的人員Y按公司《獎懲制度》給與行政處分；

（3）制定并完善OA使用管理規(guī)定，明確各部門職責及崗位使用權(quán)限；每個新員工入職時應(yīng)對其培訓(xùn)《費用管理制度》、《出差管理制度》、《員工手冊》等內(nèi)部管理資料，并簽名已知悉；

2.向相關(guān)人員追回或保留由于不符合報銷條件或報銷審核不嚴謹導(dǎo)致多付的款項的權(quán)利；

（1）向報銷責任人追回已報銷但不符合業(yè)務(wù)招待費報銷標準的（部門內(nèi)部的餐費）費用金額5076.15元及多申報誤餐費210元，合計金額5286.15元——X；

（2）向?qū)嶋H報銷申請人保留追回已報銷但無法證明費用證實性的費用金額3349.22元的權(quán)利——Y;

（3）向多申報誤餐費及部分費用責任人追回費用金額331元——D。

3.完善《費用管理制度》

（1）明確市內(nèi)交通費報銷的適用情形：當日市內(nèi)交通費不得超過50元，按日計算，不得按城市計算；

（2）明確所有的業(yè)務(wù)招待費應(yīng)寫上招待事由，招待人數(shù)及聯(lián)系方式；（3）明確報銷人使用平臺獎勵的優(yōu)惠券、積分或其他獎勵是否給與額外補償；

（4）明確使用加油費報銷的使用情形及使用標準；

4.嚴格按照《費用管理制度》規(guī)定執(zhí)行

（1）出差結(jié)算后應(yīng)提交實際出差情況給行政部備案，并將行政部的備案信息作為報銷的依據(jù)，否則不予報銷；

（2）交通費報銷均應(yīng)列明詳細出行路線并對應(yīng)報銷金額，滴滴打車均應(yīng)附上行程單，自駕車出行要寫明出行路線，如果實際出差公里數(shù)與申請時偏差較大應(yīng)備注上原因；

（3）未經(jīng)事前審批的招待費不得報銷，部門的聚餐費不得報銷，非特殊費用，所有的招待費均應(yīng)詳細列明招待事由，招待人員（客戶名稱、人數(shù)）及其聯(lián)系方式，如開票時間非實際發(fā)生日期，應(yīng)備注原因，如有需要，來客到訪需購買的招待用品均應(yīng)由行政部購買報銷，或招待部門自行購買經(jīng)行政部門確認，否則不予報銷；

（4）住宿費報銷需附上住宿清單，并列明入住日期，超標準的住宿費需提前申請，如未申請超標部分不得報銷；

（5）誤餐費根據(jù)出差人給行政的備案表申請，出差時間不符申請標準的不得申請，出差期間產(chǎn)生業(yè)務(wù)招待費的應(yīng)對應(yīng)扣減誤餐費；

（6）嚴格控制費用報銷時間，一次出差只能作一次報銷申請，不得重復(fù)報銷，超期報銷的，應(yīng)按《費用管理制度》予以負激勵處理；

（7）報銷部門及人員應(yīng)熟悉《費用管理制度》；

（8）財務(wù)部對一些常見的、不符合規(guī)范費用報銷情況進行整合，并定期對日常出差頻繁的部門進行培訓(xùn)；

5.規(guī)范完善《出差管理制度》并嚴格執(zhí)行

（1）嚴格按照出差申請單的內(nèi)容填寫，明確出差行程，地點，出差事由及聯(lián)系人；對不合理的出差申請[內(nèi)審網(wǎng)注:各類審計模板干貨資料關(guān)注公眾號內(nèi)審網(wǎng)查閱獲取]應(yīng)予以關(guān)注，同一出差目的的出行應(yīng)統(tǒng)一規(guī)劃；

（2）規(guī)范出差交通工具的選擇，明確自駕車的適用情形，評估其成本及效率性；

（3）對出差人員進行考勤管理，可結(jié)合將上線的CRM系統(tǒng)，完善考勤管理；

（4）嚴格按照《出差管理制度》規(guī)定執(zhí)行，出差結(jié)算后均應(yīng)提供出差總結(jié)或出差報告，并與行政部備案實際出差情況；

6.規(guī)范完善《來訪管理制度》并嚴格執(zhí)行

（1）完善我司對外來人員的來訪管理，所有的來訪人員均須做來訪登記，明確來訪人員信息及拜訪事由；

（2）明確招待來訪人員的招待標準，招待需求物品等，對招待物資進行管理，招待部門不得隨意購買招待物資；

五、審計問題后續(xù)跟蹤表（格式如下，內(nèi)容略）

相關(guān)部門根據(jù)反饋的問題執(zhí)行改進措施，在預(yù)計時間內(nèi)完成并反饋跟進結(jié)果。由于本次審計僅針對公司2018年1月1日-2019年6月30日期間母公司的差旅費報銷、出差管理進行審計，所發(fā)現(xiàn)的問題并非存在問題之全部。被審部門應(yīng)針對所發(fā)現(xiàn)的情況，舉一反三，自查自糾。

XXX公司總經(jīng)辦審計組

二〇XX年X月X日